Les Brèves : Un format court autour de réflexion sur la pratique du métier de designer, des pratiques des acteurs de l'innovation sociale, les projets et le développement du média Design & Collectivité.
Comment optimiser sa gestion de projet pour gagner du temps ?
Lorsqu’on accompagne des projets en innovation, on peut rapidement se retrouver débordé par les tâches à effectuer. Je vous partage aujourd’hui des astuces pour gagner du temps dans votre gestion de projet.
Conseil n°1 🍀 Optimiser les tâches du quotidien :
Au fil du temps, j’ai fini par adopter des techniques pour mettre mon attention et mon énergie sur les tâches qui apportent le plus de valeur au projet.
Par exemple, si vous devez faire un compte-rendu, prenez vos notes sur l’ordinateur pour éviter la retranscription, faites le en direct pendant la réunion (et même l’atelier). Vous pouvez également mettre à contribution les participants de façon collaborative. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’un temps supplémentaire pour le rédiger et le mettre en forme.
Conseil n°2 🍀 Faites du 2 en 1 pour accélérer vos accompagnements et méthode de gestion de projet :
Par exemple, pendant votre immersion vous pouvez faire un début d’idéation lors du recueil des besoins de vos usagers. Vous pouvez ajouter à la fin d’un entretien semi-directif la question suivant : « Est-ce que vous avez des idées pour résoudre les problèmes évoqués précédemment ? ».
Cette astuce est d’autant plus puissante lorsque vous concevez des outils-livrables. Après un atelier lorsque vous réalisez le livrable, comme il ressemble à l’outil et qu’il vous suffit de le compléter, vous n’avez pas besoin de réfléchir à une mise en page. Vous l’avez déjà pensé en amont.
Conseil n°3 🍀 Capitaliser vos productions d’un projet à l’autre :
Plus vous accompagner des projets, plus vous allez pouvoir établir des processus et collecter des ressources à réutiliser. Cette partie se fait naturellement avec l’expérience.
Pour booster ce processus, je vous invite à vous poser la question suivante : « Comment puis-je réutiliser 2 ou 3 fois ce que je produis ? » Il peut s’agit d’une réutilisation partielle ou complète (ex : réutiliser le support d’un atelier en le mettant dans une boîte à outils)
Conseil n°4 🍀 Améliorer votre gestion de projet en travaillant en asynchrone :
Mon dernier conseil est d’apprendre à travailler en asynchrone. Cela nécessite d’avoir une vision clair du projet, de savoir faire un rétroplanning et de répartir / déléguer les tache au sein d’une équipe projet.
La réunionnite le montre bien ! On est bien souvent moins efficace, car cela oblige les participants de la réunion à être très attentif et réactif. Si vous êtes quelqu’un qui a besoin de se poser pour réfléchir et pas réagir à la minute. Le mode asynchrone vous fera le plus grand bien.
Bien souvent, il faut réduire l’ambition et apprendre à prioriser les tâches qui ont la plus grande valeur ajouté dans le projet.
📞 Des questions, des idées ou des remarques ?
Vous pouvez les partager dans les commentaires ou prendre rendez-vous pour qu’on en discute : https://calendly.com/design-et-collectivite/15min
