Comment améliorer ses connaissances sur les administrations pour progresser en innovation et design de service public ? (2/2)

Introduction du sujet : “Comment mieux connaître le fonctionnement des collectivités ?”

Partie 2 : Comment améliorer ses connaissances sur les administrations pour progresser en innovation et design de service public ?

Dans la première partie, nous avons exploré ensemble les raisons pour lesquelles les designers, les créatifs et les conseillers en innovation publique devraient mieux connaître le fonctionnement des administrations. Cet article s’adresse également au chef de projet ou de mission qui travaillent sur des enjeux d’innovation. 

Ensemble, nous allons voir des méthodes et des ressources pour développer vos connaissances de ce milieu. Comme ce secteur est évolutif, plus vous progresserez plus vos besoins seront différents et ciblés (ex : comprendre les instances de gouvernances, découvrir le fonctionnement des marchés publics…). Donc, les conseils présentés ci-dessous sont à adapter à votre situation. Nous verrons quelques exemples pour vous permettre de mieux cerner certaines subtilités. 

Plan

Partie 2 : Comment améliorer ses connaissances sur les administrations pour progresser en innovation et design de service public ?

Introduction : Comment mieux connaître le fonctionnement des collectivités ?

S’initier au enjeux des institutions publiques

Se former pour se perfectionner

Pratiquer en étant sur le terrain

Conclusion

Allons plus loin ensemble

Partie 1 : Pourquoi mieux connaître le fonctionnement des collectivités m’aide à être un meilleur designer, créatif ou consultant en innovation publique ?

S’initier au enjeux des institutions publiques

Etape 1 : Savoir autoévaluer ses savoirs pour débuter sereinement

Vous souhaitez débuter votre initiation, mais par où commencer ? Comment éviter de se perdre ? 

Avant de vous lancer corps et âme dans cette quête, je vous invite à faire un rapide auto-diagnostic de vos connaissances sur les collectivités. Pour cela vous pouvez vous poser les questions suivantes :

• Combien type d’institutions publiques puis-je citer (ex : Etat, Mairie…) ?
• Quelles sont les missions de la ou des structures que j’ai identifiées (ex : financer les collectivités, gestion de la voirie…) ?
• Quelles sont les questions que je me pose sur ces structures ? 

Cet exercice n’a pas pour but de vous mettre en difficulté. Au contraire, il va vous aider à identifier ce que vous savez. Vos connaissances même minimes sont un bon point de départ. Donc pour la suite, il va agir de consolider cette base avant d’aller explorer le fonctionnement d’une autre structure (ex : Parlement européen).

Pour vous accompagner dans votre cheminement, je vous invite à réaliser un mind-map (aussi appelé carte mentale ou carte heuristique). Numérique ou sur papier, sur cet outil prenez des notes structurées et illustrées de vos réflexions. Très pratique pour représenter des informations complexes, vous pourrez vous y référer rapidement à tout moment. Pensez à réserver une section ou un code couleur différent pour y inscrire les questions qui vous viennent (ex : Quelles institutions publiques s’occupent des lycées, des collèges et des écoles ?). Ces questions sont le moteur et votre guide pour améliorer vos connaissances sur le sujet.

Etape 2 : Faire des recherches efficaces

Comment structurer sa recherche d’information pour être efficaces et trouver des informations pertinentes ?

Maintenant que vous savez ce que vous connaissez et ce que vous ignorez. Vous allez pouvoir faire des recherches plus poussées. Vous pouvez opter pour trois approches complémentaires qui vous donneront accès à des ressources différentes (ex : articles, infographie, livres, vidéos, podcasts…)

• Faire des recherches ciblées : très pratique pour consolider votre base de connaissances. Pour cela, il vous suffit de repartir des questions formulées au cours de votre auto-évaluation ou de la réalisation du mindmap. Par exemple, vous pouvez vous informer sur “Comment sont votés les budgets d’une mairie ?”

• Faire des recherches générales : idéale pour découvrir une nouvelle institution publique. Pour ce faire, inscrivez l’intitulé d’une institution publique. Par exemple, vous pouvez vous informer sur “Comment sont répartis les impôts entre les différentes institutions publiques ?”. Pour répondre à cette question, rendez-vous juste ici. En complément, voici un autre site internet : Impôt, Kezako ?

• Faire des recherches sur votre territoire :  Il vous sera plus évident de retenir toutes ces informations en les contextualisant. Concrètement, prenez votre territoire de résidence comme “cadre” de recherche. Par exemple, si vous êtes normands. Plutôt que de faire des recherches très générales sur les mairies. Faites une recherche sur votre commune : “Comment est voté le budget de ma mairie ?” Enfin, cela vous facilitera aussi le travail d’inventaire des actions innovantes menées à l’échelle de votre lieu de vie. Vous pourrez aussi plus aisément entrer en contact avec des agents publics qui pourront répondre à certaines de vos questions. 

Bien sûr, je vous invite à continuer d’utiliser votre mindmap pour archiver ses informations et vous permettre de vous y référer facilement.

Etape 3 : Les informations-clés à connaître pour éviter de se perdre

Quelles sont les informations-clés ? Comment éviter d’être noyé dans le flot de ressources ?

Parmi, toutes les informations disponibles sur les acteurs publics. Certaines sont vous seront très utiles (ex : connaître les principales collectivités), d’autres plus facultatives (ex : le nombre d’employés par collectivité) et d’autres inutiles à moins d’en avoir la nécessité pour une action ou un projet (ex : connaître le nombre d’arbres plantés par le service espace vert d’une mairie). Voici, les informations que vous avez besoin de savoir :

• Les compétences obligatoires et l’échelle d’intervention des institutions publiques (ex : le Conseil départemental, intervient sur des compétences sociale allant de l’emploi à la petite enfance et son échelle d’intervention est délimité par son territoire)
• Le fonctionnement (ex : élaboration des politiques publiques, instance de prise de décision, structure centralisée ou décentralisée, gouvernance…)
• Les ressources financières et humaines (ex : nombre d’employés, profils des fonctionnaires et leurs catégories A, B et C, marché publics et appels à projet…)
• Dernières réformes importantes du fonctionnement de l’administration publique (ex : la réforme territoriale passant de 22 régions à 13 régions…)

Les deux premiers points sont essentiels pour débuter et évoluer sereinement dans le domaine. Les deux derniers points sont plus facultatifs, mais vous permettront de comprendre les ressources dont vous disposerez et le profil de vos collègues ou clients. Nécessairement, ces informations essentielles varient selon votre secteur d’activité et vos aspirations. Par exemple, si vous souhaitez travailler dans le domaine du tourisme. Je pense qu’une brève connaissance de l’historique du secteur sera un atout.

Se former pour se perfectionner

Comment se former sur les politiques publiques ? Comment faire des études dans le secteur public ? Comment acquérir ou développer ses connaissances sur l’innovation publique ?

Maintenant que vous avez consolidé votre base de connaissance, vous serez en mesure de savoir sur quels sujets ou domaines vous avez vraiment besoin d’approfondir vos savoirs. Pour cela, voici 5 conseils, méthodes et ressources pour vous former sur les collectivités :

Conseil 1 : Suivre une conférence ou un webinaire sur les enjeux de l’innovation publique

Rien de mieux que de suivre une conférence, une table-ronde ou un webinaire sur l’innovation publique (ex : management horizontal, co-construire avec ses agents, concevoir des services numériques avec les citoyens…). L’avantage de ces formats : vous pouvez  poser vos questions directement. Il n’y a rien de plus frustrant que de découvrir un sujet passionnant, mais d’avoir pleins de questions à poser sans trouver d’interlocuteur. 

Quelques exemples :

• Conférences et ateliers du Mois de l’innovation publique
• Simplifier l’information à destination des usagers
• Réflexion sur les défis et les enjeux du design dans les services publics

Conseil 2 : Suivre une formation sur le design de service public ou innovation dans les administrations publiques dans une université, une école ou à distance via le CNED

Si vous en avez la possibilité, je vous invite à suivre une formation, même de quelques heures, sur le fonctionnement de l’administration publique et ses enjeux. Vous pouvez opter pour plusieurs types de formations :

• les formations longues : les universités et certaines écoles spécialisées dispensent des formations très complètes sur le sujet pendant six mois à un an.
• les formations accélérées : il s’agit plutôt de formations dispensées par des entreprises ou des organismes de formation pour adultes. Ces formations sont plus courtes et peuvent durer quelques heures ou plusieurs jours. 
• les formations en apprentissage : une alternance ou un contrat de professionnalisation est l’idéal pour allier théorie et pratique. Par contre, l’engagement est plus long. Mais, il est aussi possible pour les employeurs de mettre en place ce type de formation avec leur employeur.
• Les modules de formations ou unités d’enseignements : les universités proposent des cours à la carte. Cela vous permet de sélectionner les thématiques et enseignements qui vous conviennent. Il peut même s’agir de cours du soir parfois (ex : le CNAM).

Comme tout choix d’enseignement, il faut évaluer ses besoins et le temps qu’on peut y consacrer. Par exemple, une formation très longue n’est pas pertinente pour des personnes qui veulent simplement s’initier. Par contre si vous êtes sur des enjeux d’innovation organisationnelle (améliorer le fonctionnement d’une structure en repensant ses processus internes, partenariaux et sa gouvernance) ou innovation systémique (facilité l’émergence de solutions grâce à la mise en réseau d’acteurs qui doivent collaborer ensemble – ex : développer la filière agroalimentaire), une formation plus complète pourrait se révéler utile au vue de l’expertise que requiert ses sujets. 

Plusieurs possibilités s’offrent à vous, les cours en présentiel ou en distanciel, voir hybride (mélange entre télétravail et apprentissage au sein de l’organisme de formation). Ces derniers sont très plébiscités, donc n’hésitez pas à contacter une structure en dehors de votre département. Il existe également des MOOC sur l’innovation et les administrations publiques. Par exemple, le Centre National de la Fonction Publique et Territoriale (CNFPT) propose sur la plateforme Fun MOOC propose les cours suivants :

• Comment faire un laboratoire d’innovation publique ?
• Créer des services publics numériques innovants
• Innovation publique territoriale

Il y a également d’autres sujets traités :

• ESSEC Bussines School : Évaluation et mesure d’impact social

Retour d’expérience : Comment étayer ses savoirs pratiques avec de la théorie vous fait gagner en confiance ? Bien qu’ayant fait une alternance au sein d’une collectivité territoriale, lorsque je me suis rendu compte que j’avais des lacunes sur les enjeux de la transformation et de la modernisation de l’action publique. J’ai choisi de faire une 6ème année d’étude pour approfondir ma spécialisation en design de service public. Cette formation m’a non seulement permis de comprendre certaines subtilités, mais aussi facilité la création et le développement de mon réseau professionnel par la suite. Être au contact de personnes travaillant dans le milieu administratif et d’élèves intéressés par le sujet, ne peut être qu’un plus dans votre parcours professionnel. Donc si vous souhaitez être vraiment à l’aise avec le sujet, rien ne vaut une formation plus approfondie d’au moins 6 mois à 1 an. Après vous pouvez également miser sur l’autoformation, mais cela vous prendra plus de temps et nécessite de la rigueur.

Erika – Designer de service public

Conseil 3 : Faire financer votre formation payante par votre compte professionnel de formation (CPF), Pôle Emploi ou une structure d’insertion

Vous avez repéré une formation , mais elle est payante. Que faire ? Regarder du côté de votre compte professionnel de formation (CPF), c’est un bon moyen d’utiliser vos fonds pour financer votre formation.

De même, si vous êtes en recherche d’emploi, pensez à Pôle Emploi ou à des structures d’aide aux chômeurs pour financer votre formation. Ils auront peut-être des ressources précieuse à vous transmettre. 

Vous pouvez également dans certains cas bénéficier de réduction, voire d’une exonération de frais ou d’une prise en charge selon votre âge, votre situation ou votre secteur d’activité. 

Conseil 4 : Lire plusieurs livres et recherches sur le sujet pour comprendre l’historique des administrations

Un bon moyen de découvrir le sujet de façon structurée et approfondie : la lecture. Un livre de qualité se révèlera être un guide. Bien sûr, en amont, je vous invite à identifier les sujets sur lesquels vous avez vraiment besoin d’approfondissement. Cela vous évitera d’acheter 15 livres différents qui finiront par se répéter. Vous pouvez aussi lire des recherches et des thèses sur le sujet disponible en “Open Edition” (accès gratuit) ou sur le Cairn, une bibliothèque en ligne de revues et ouvrages en sciences humaines et sociales.

Exemple de livre, articles et recherches :

• Article extrait d’une revue “Le passé et l’avenir de l’administration publique” de Guy Braibant
• Article “Histoire de l’État et des administrations” de Marc Olivier Baruch
• Revue Sciences du Design : Innovation publique
• Livre “Histoire politique de l’administration” de Yves Thomas

Conseil 5 : Pour les designers et consultant intégrée en collectivité, suivre une formation interne ou solliciter Centre National de la Fonction Publique et Territorial (CNFPT)

Vous travaillez déjà dans une collectivité  ? C’est parfait ! Vous pouvez passer par la formation en interne ou via le site du Centre National de la Fonction Publique et Territoriale (CNFPT). Leurs catalogues de formation sont généralement assez étoffés de ce côté et abordent nécessairement ce sujet incontournable du fonctionnement des institutions publiques. Si votre besoin ne figure pas dans leur catalogue ou qu’il n’est pas assez approfondi, prenez contact avec votre référent formation ou le service en interne dédié à ce sujet. Ils pourront vous indiquer les démarches à suivre pour solliciter ce type de formation en interne ou faire appel à un organisme externe.

Parfois vous pouvez même bénéficier d’une formation d’intégration prévue dans votre arrivée au sein de la collectivité. N’hésitez pas à utiliser toutes les ressources disponibles.

Exemple de formations et recueil d’information du CNFPT :

• Les fondamentaux de la fonction publique territorial
• Le Sens De L’action Publique
• Les instances nationales et régionales 

Pratiquer en étant sur le terrain

Les précédents conseils vous permettront d’acquérir une connaissance théorique, mais rien de mieux que de l’enrichir par une pratique sur le terrain. Voici quelques pistes pour vous aider à aller sur le terrain.

Conseil 1 : être bénévole ou en stage au sein d’une institution publique

Si vous avez la possibilité de faire un stage au sein d’une institution publique cela serait idéal, vous pourrez comprendre de l’intérieur comment ça se passe. Si vous n’avez pas la possibilité de faire un stage, pensez au bénévolat. Certaines institutions publiques font appel à des bénévoles pour des projets. Vous pouvez aussi les contacter spontanément en leur expliquant votre projet. Cela peut aussi être un bon moyen de renforcer ou d’éprouver votre expertise en innovation et/ou en design. 

Conseil 2 : Travailler et accompagner des acteurs publics

Bien sûr, si vous travaillez dans une collectivité, les projets que vous menez vous permettront de pratiquer. Dans ce cas, vous pouvez faire une pierre deux coups en utilisant le projet sur lesquels vous travaillez comme un moyen d’élargir votre connaissance. Par exemple, si vous travaillez sur l’insertion professionnelle. Vous pouvez faire une cartographie des acteurs du projet et prendre le temps de bien identifier leur compétences et champs d’intervention. Pour résumer, vous utiliserez vos projets pour guider votre recherche et consolider votre base de connaissance sur les institutions publiques.

Conseil 3 : Parler à un agent public pour comprendre son métier et sa vision

Enfin, un moyen simple et efficace est de parler à une personne qui travaille au sein d’une administration, elle pourra vous parler du fonctionnement de la structure, de son quotidien et de ses missions. Prenez des notes et renouvelez l’expérience avec d’autres personnes. Il existe aussi des associations d’agents publics, d’agents dans le domaine de l’innovation et de designers. Vous pouvez les contacter pour en apprendre plus sur les enjeux et les évolutions du métier. Ces communautés pourront aussi vous épauler dans vos recherches. 

Exemples :

• La Fabrique de l’Innovation Publique Territoriale

Conclusion

Cet apprentissage peut prendre du temps, mais ne désespérez pas. Vous n’avez pas besoin d’être un expert de l’action publique pour y travailler. Bien au contraire, votre posture de novice comme évoqué dans la première partie de l’article peut se révéler pratique.

Parmi tous ces conseils, certains reposent sur de l’auto-formation tandis que d’autres sur des formations ou des formats plus structurés et encadrés. Quoiqu’il en soit le mélange des deux est intéressant, car l’auto-formation à des limites dans le fait qu’elles ne permettent pas toujours de confronter ses idées et ses apprentissages. Au contraire, une formation institutionnelle est facilitante, mais elle peut se révéler trop généraliste ou spécifique. 

Idéalement, je vous invite à consolider votre socle de connaissance générale sur le sujet en auto-formation, puis d’identifier des points spécifiques qui nécessitent une formation “plus” académique (ex : l’innovation publique).

Allons plus loin ensemble

Si vous aussi vous êtes en phase d’apprentissage ou si vous maitrisez le sujet comme un as, n’hésitez pas à partager vos ressources, vos suggestions ou vos questions. Prenez part à cette belle communauté d’entraide pour qu’ensemble nous puissions progresser et avancer pas à pas.