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Les règles d’or de l’atelier de co-création

Les règles d’or de l’atelier de co-conception - Design et collectivité

Pour continuer les articles sur les ateliers de co-création, je vais vous présenter quelques règles d’or qui permettent d’établir un cadre de bienveillance. C’est-à-dire, les conditions nécessaires au bon déroulement de l’atelier. Il s’agit de favoriser la créativité et la cohésion du groupe.


Plan de l’article

Règle d’or n°1 : Faire ensemble sans hiérarchie

Règle d’or n°2 : S’autoriser à rêver sans se censurer

Règle d’or n°3 : Être à l’écoute pour co-créer

Règle d’or n°4 : Tester et expérimenter pour apprendre en faisant


Règle d’or n°1 : Faire ensemble sans hiérarchie

Lorsque vous animez une session de créativité, vous devez vous assurer que l’ensemble des personnes participent. Certaines peuvent avoir peur de prendre la ml:!, d’exprimer un point de vue contradictoire aux idées du groupe ou d’effectuer des activités manuelles. En tant que facilitateur / designer, vous devez créer un cadre de confiance pour les rassurer. Par exemple, vous pouvez aussi les encourager ou répartir la parole pour faciliter les échanges.

Pilier 2 : Mutualisez les savoirs-faire.

Si vous êtes le facilitateur / designer de l’atelier, vous devez faire avec vos participants. C’est-à-dire les impliquer dans le processus de conception. Imaginons que vous décidez de réaliser une maquette pendant l’atelier, vous allez devoir trouver une méthode pour la réaliser avec le groupe. Ainsi, vous leur partagerez un savoir-faire, mais vous pourrez bénéficier de leurs compétences et de leur point de vue.

Pilier 3 : Toutes les voix se valent !

Enfin, vous devez faire attention à ce qu’il n’y ait pas de hiérarchie dans l’atelier. C’est-à-dire que certaines personnes soient moins écoutées, parce qu’elles n’ont pas un statut hiérarchique élevé (et inversement). Vous pouvez rencontrer ce cas de figure si vous organisez une session de créativité avec les salariés d’une entreprise ou les agents d’une collectivité. Même avec des participants qui ne se connaissent pas, certaines personnes peuvent de par leur statut socio-professionnel, leur attitude ou leur personnalité imposer une hiérarchie.

Astuce : Comment déceler la présence d'une hiérarchie officieuse dans le groupe ? Vous serez confronté à des personnes qui veulent toujours avoir raison. Tel un leader, il s'impose dans le groupe, aime prendre le contrôle, couper la parole et surtout donner des directives aux autres (vous y compris).

Remarque : Quand il n'y a pas de leader les participants ont tendance à tendre facilement vers un consensus mou. Il s'agit d'une idée ou d'une pensée simpliste que tout le monde accepte, car il ne veut pas contrarier les autres

Règle d’or n°2 : S’autoriser à rêver sans se censurer

Pour instaurer un cadre de bienveillance, le respect et la liberté d’expression sont essentiels. Mais, la créativité peut s’épanouir que si les participants s’autorisent à être inventifs, curieux et ne se censurent pas.

Pilier 1 : Remplacer le “Non” par le “Oui, mais…”

Vos participants doivent avoir une vision optimiste et être ouverts aux idées des autres. C’est-à-dire les accepter, essayer les comprendre et rebondir sur celles-ci. En évitant de d’utiliser le “non” et en le remplaçant par “oui, mais…”, vos participants pourront mieux exprimer leur désaccord et faire des remarques constructives. En changeant de formulation, on évite les tensions entre les participants et de frustrer ceux qui proposent des idées.

Astuce : Que faire si vous avez un participant septique ou un contestataire ? Ce type de participant utilise fréquemment des formules de phrases similaires à celles-ci : "non", "ça ne marchera jamais", "c'est impossible", "ce n'est pas faisable", "on a pas assez de budget", "on n’a trop de contraires"... Les contestataires ou septiques peuvent adopter une posture négative, voir de rejet systématique des idées des autres. Ce blocage peut être dû à de la peur, une pression trop forte ou un manque de confiance...

Pour changer cette dynamique, vous pouvez soit utiliser des cartes à réactions, les cartes "et si" ou cartes d'idéation. Ces cartes stimulent la créativité en utilisant des contraintes ou en les enlevant. Par exemple, "penser l'idée la plus absurde", "si vous aviez un budget illimité", "pensez comme un enfant"... Enfin, si vous voyez que le contestataire ou le sceptique ne change pas d'état d'esprit passer sur du concret. Par exemple, au lieu de débattre d’une idée indéfiniment essayer de la tester (ex : mime, scénario d'usage, maquettage rapide...).

Pilier 2 : Ne pas trop se prendre au sérieux.

Pour beaucoup de vos participants, les ateliers de co-conception seront un renouveau dans leur quotidien. Ainsi, l’atelier ne doit pas ressembler à une réunion classique. Il s’agit d’un format dynamique où les participants peuvent interagir autrement que dans leur cadre d’origine, par exemple : être debout, se déplacer dans l’espace, travailler en sous-groupe, s’exprimer différemment (pas que par l’écrit ou l’oral), fabriquer des choses…. Le contraste entre le cadre d’origine et l’atelier facilite le passage d’une posture “rigide” à une posture “flexible”, propice à la créativité. Pour aller plus loin, certains facilitateurs / designers n’hésitent pas à choisir un lieu inspirant voire atypique (ex : en plein air) pour organiser leurs sessions de créativité.

Enfin, un cadre convivial va de pair avec une animation d’atelier ludique et souple. Il ne faut pas que vos participants se sentent stressés par l’objectif à atteindre à la fin de l’atelier. Et inversement, vous ne devez pas être trop strict, par exemple en étant intransigeant sur l’organisation de l’atelier (ex : temps, productivité…). N’oubliez pas que le programme de votre atelier doit s’adapter à vos participants et s’ajuste en cours de route. L’objectif est que tout le monde passe un agréable moment en ayant appris de nouvelles méthodes ou rencontrer de nouvelles personnes dans un contexte différent.

Règle d’or n°3 : Etre à l’écoute pour co-créer

Être à l’écoute ce n’est pas uniquement être en mesure de reformuler les idées d’autrui, mais d’être réellement attentif à celles-ci. C’est porter de l’intérêt à la formulation d’une pensée sous un angle linguistique et émotionnel.

Pilier 1 : Mettez-vous dans une posture d’écoute active.

Que vous soyez un facilitateur, un participant, un usager ou commanditaire, il semble essentiel de développer son écoute active (ou écoute bienveillante). Ce concept de Carl Roger permet d’être attentif aux pensées et aux émotions d’autrui. En adaptant cette approche aux ateliers de co-création, nous pouvons la décomposer en neuf points :

  1. Oublier ses idées préconçues et ses préjugés.
  2. Soyez neutre et bienveillant (ex : ne prenez pas partie pour des clivages)
  3. Adopter une posture ouverte (ex : éviter de croiser les bras).
  4. Manifester des signes d’intérêt visuel et verbal (ex : acquiescer).
  5. Prendre le temps de laisser l’autre s’exprimer avant de réagir (ex : marquer des temps de pauses avant de répondre) .
  6. Éviter les questions fermées qui peuvent clore la discussion.
  7. Aider l’autre à approfondir sa pensée (ex : idée vague ou trop générale).
  8. Ne cherchez pas à interpréter les idées des autres, mais à les reformuler avec les termes qu’ils emploient plutôt que les vôtres.
  9. Éprouver de l’empathie (ex : comprendre le ressenti d’un tiers)
Astuce : Vous venez de repérer un "monsieur ou madame je sais tout" dans votre atelier, que faire ?

Réponse A : Le ou la laisser monopoliser la parole et l'attention du groupe.

Réponse B : Flatter son ego pour réussir à reprendre la situation en main.

Réponse C : Faire des sous-groupes ou des temps individuels pour recentrer l'attention sur l'atelier.

D'autres suggestions ? N'hésitez pas à répondre dans les commentaires.

Pilier 2 : Une écriture soignée tu adopteras !

Pendant l’atelier, vous allez régulièrement répéter aux participants de noter leurs idées, mais il faut également leur préciser d’écrire lisiblement en majuscule et de détailler leurs pensées. Ainsi, tout le monde voit et comprend clairement ce qui est noté. Au moment de l’analyse de l’atelier, cela vous fera gagner du temps pour réaliser le livrable (compte rendu d’atelier). Enfin, n’hésitez pas à (re)notez de façon explicite les idées. Pendant l’atelier, une idée peut vous sembler très claire, mais quelques jours après vous pouvez avoir des doutes ou il peut vous manquer des informations. En complément, vous pouvez filmer les restitutions et les temps forts de votre atelier.

Astuce : Dans le feu de l'action, vous avez oubliez de demander au groupe d'écrire en majuscule et lisiblement ? Que faire ? Pour éviter d'avoir à déchiffrer les post-its vous pouvez demander aux personnes qui ont écrit l'idée de les relire. 

Règle d’or n°4 : Tester et expérimenter pour apprendre en faisant

Pilier 1 : Se donner le droit à l’erreur

Dans notre société, l’erreur est souvent mal perçue, source de honte et de regret. Or, l’erreur est une source d’apprentissage au même titre que la réussite, si ce n’est plus. C’est pourquoi les facilitateurs / designers l’utilisent et la valorisent dans leurs méthodes d’animation atelier. Donner le droit à l’erreur à ses participants et à soi-même, c’est avoir la possibilité de trouver des solutions différemment en travaillant sa capacité d’itération et d’apprentissage. Cette idée va de pair avec les concepts de learning by doing et empowerment. La première notion consiste à acquérir des savoir-faire et des connaissances en pratiquant. La seconde est d’émanciper et d’autonomiser les individus en renforçant leur capacité d’action.

La méthodologie de design utilise ces concepts pour les réinvestir dans les ateliers de co-conception. Pour cela, les idées sont rapidement testées pour savoir si elles sont viables. Il faut être en mesure de pouvoir se tromper pour mieux adapter et corriger sa proposition finale. Il est préférable de se tromper rapidement au début du processus de design pour pouvoir en tirer des enseignements et mieux rebondir. Comme on pu le démontrer de nombreux inventeurs, certaines informations ne peuvent être obtenues que par l’erreur et l’observation des conséquentes. C’est pourquoi le design s’appuie sur des prototypes et des tests utilisateurs pour éprouver rapidement un concept. 

Pilier 2 : Le plus important c’est de faire.

Le dernier conseil que, je pourrais vous donner est de privilégier le processus au résultat. L’important est de faire. Il ne faut pas avoir peur de faire plutôt que de parler indéfiniment. Que vous soyez participants ou facilitateur / designer, ne soyez pas trop perfectionniste. Il est important d’avoir un certain niveau d’exigence, mais  l’atelier est un processus aléatoire que vous ne pouvez pas contrôler. Parfois, il est préférable de changer l’organisation de son atelier, car un imprévu apporte de la valeur au projet (ex : débat, invité surprise…). Enfin, ayez confiance dans le groupe et ses ressources. Vous serez agréablement surpris !

Astuce : Si vous pensez que votre idée est la bonne, testez là en la mettant à l'épreuve du terrain pour l'enrichir. Comment ? Dans un premier temps, vous pouvez approfondir votre idée. Vous pouvez la développer avec un AFOM (Atout Faiblesse Opportunité Menace) ou du Lean Canvas s'il s'agit de la conception d'une idée d'entreprise. Dans un deuxième temps, vous pouvez confronter votre idée à des novices et à des experts. Les novices pour vous aider à vulgariser et mieux communiquer votre idée. Enfin, les experts vont vous permettent de la challenger en la questionnant sur des points techniques pour l'enrichir.

écrit par Erika Cupit– Designer de service public

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