5 conseils pour concevoir un atelier de co-création

Comment concevoir le programme de votre atelier de co-création ? - Design & Collectivité

Dans un atelier de co-création, il y a toujours un animateur « principal » assisté par un ou plusieurs co-animateurs. Au début, il énonce le contexte du projet, son point de départ et ses enjeux. Cette étape permet de partager les objectifs avec les participants et de leur rappeler la raison de leur présence. Donc, l‘animateur « principal » est le garant du bon déroulement de l’atelier de co-conception. Il organise les différents temps de ce dernier et veille à atteindre les objectifs de départs. Il rédige un programme détaillé, qui explique sous la forme de consignes la méthode utilisée. Cette dernière est décomposée en plusieurs parties qui ont chacune un objectif précis. Dans cet article vous trouverez des conseils pour bien structurer votre session de créativité et anticiper les imprévus.

Remarque n° 1 : Avant même d’envisager d’animer un atelier de co-création, il faut être au clair sur les attentes du commanditaire. Pourquoi voulez-vous organiser un atelier ? Quels sont vos objectifs ? [Bientôt un article] 

Comment concevoir le programme de votre atelier de co-création ?


Plan de l’article

Conseil n° 1 : choisissez votre méthode d’animation selon vos objectifs

Conseil n° 2 : segmentez votre atelier grâce à des verbes d’action

Conseil n° 3 : diversifiez votre atelier de co-création

Conseil n° 4 : tester votre atelier pour l’adapter à votre public

Conseil n° 5 : simplifiez votre atelier de co-création

Conclusion


Conseil n° 1 : choisissez votre méthode d’animation selon vos objectifs

Les ateliers de co-création (ou atelier de co-conception, atelier de co-design…) sont structurés par une méthodologie de design précise, par exemple le Design ThinkingCes formats participatifs rassemblent des personnes pour concevoir à partir d’une idée, une solution opérationnelle à un problème précis. [Bientôt un article]

En amont de l’atelier, il est conseillé d’élaborez un programme (ou « déroulé » pour les intimes), en décomposant l’ensemble des étapes de votre méthodologie. Si l’objectif de votre atelier est de trouver des idées (Idéation) par exemple, vous pourrez décomposer votre atelier en trois parties :

  • étape 1 : Brainstorming pour donner un maximum d’idées, puis les hiérarchiser.
  • étape 2 : Cartes « Et si » pour approfondir les idées (exemple : « et si on était en 2040, alors on pourrait … »)
  • étape 3 : Prototypage pour mettre en forme une idée par le dessin, la maquette, la vidéo…

Donc, la phase d’idéation est structurée en 3 étapes pour approfondir les idées progressivement. Il est aussi nécessaire d’estimer le temps de chaque partie. Par exemple, si vous animez un atelier avec 5 participants. Le brainstorming dura environ 40 min en ajoutant une marge ça fait environ 50 min. (Calcul : 3 min pour énoncer la consigne, puis 2 à 3 min par personne et enfin 20 min pour hiérarchiser les idées). Bien sûr, il faut adapter la durée de l’exercice en fonction de vos besoins et de vos participants.

Conseil n° 2 : segmentez votre atelier grâce à des verbes d’action

Quand je conçoit la méthodologie de l’atelier, j’utilise des verbes d’action (exemple : « purger »). Ces derniers correspondent à l’objectif que je souhaite atteindre avec l’une des étapes de l’atelier. Par exemple, le Brainstorming peu être utilisé pour « purger les idées ». Pendant l’atelier, je ferais en sorte que les participants donne le plus d’idée possible. Y compris des idées absurdes qui seront retravaillées à l’étape suivante. Au contraire, si je souhaite « approfondir les idées », je vais demander aux participants de rebondir et d’enrichir les idées au fur et à mesure. Selon, l’objectif souhaité, la consigne est différente et donc on aboutit pas au même résultat.

Remarque n°2 : Inscrire des verbes d’action sur le programme transmis aux participants, facilite leur compréhension de la démarche ^^

Conseil n° 3 : diversifiez votre atelier de co-création

Un atelier de co-conception bien structuré se compose de temps individuel, collectif et en sous-groupe. Cette alternance rythme le programme et rompt la monotonie. En effet, elle constitue différents modes de contribution (seul, en binôme ou en plénière…). Par exemple, une personne introvertie peut préférer être dans un groupe restreint pour partager ses idées et inversement pour un extraverti. [Bientôt un article]

De plus, cela vous permet de faire des micros pauses et de prendre un temps pour ajuster votre organisation pendant l’atelier. Hé oui ! A moins d’être très aguerri, il est difficile quand on débute d’enchaîner non-stop. Vous risquez de perdre en clarté et de vous éloigner des vos objectifs de départ. Prenez soin de vos participants en leur accordant aussi des pauses. Cette coupure de quelques minutes est primordiale pour les revigorer et réussir à capter leur attention. N’ayez crainte, si vous l’oubliez, les participants eux n’oublient pas !

Enfin, la diversité ne s’applique pas qu’aux étapes de l’atelier. Mais également, aux participants qui doivent constituer un groupe hétérogène (métier, âge, origine, savoir-faire…), en privilégiant la pluridisciplinarité. Il s’agit d’un prérequis au bon déroulement d’un atelier de co-création, qui garantie sa productivité, la polyvalence des idées et leur degré d’innovation.

Remarque n° 3 : S’assurer que la personne en charge de recruter les participants n’oublie pas  » la diversité  » . Pour vous en assurer, ajoutez au formulaire d’inscription une rubrique concernant des informations personnels comme les loisirs et la profession.

Remarque n° 4 : Si vous animez seul un atelier, il est préférable de se limiter à 8 personnes maximum. Au-delà, il devient compliqué d’accorder suffisamment d’attention à chacun. 

Conseil n° 4 : tester votre atelier pour l’adapter à votre public

Quand on conçoit un programme on peut souffrir de biais cognitifs. C’est-à-dire avoir une vision erronée ou partielle des participants et de leurs aptitudes. Voici deux façons de tester le déroulé d’atelier :

  • Co-concevoir l’atelier avec l’équipe projet ou un participant permet d’adapter en permanence la méthodologie aux attentes. Ainsi, vous aurez « des complices » qui pourront vous aider pendant l’atelier.
  • Tester une partie de votre atelier auprès d’une personne bienveillante pour se rendre compte des points forts et points faibles. C’est un bon moyen de se rassurer, de s’entraîner et d’apprendre à formuler une consigne de plusieurs manières (avec des gestes, avec un exemple ou une illustration…)

Conseil n° 5 : simplifiez votre atelier de co-création

L’erreur assez répandue est de vouloir mettre trop d’étapes et d’outils dans un atelier. Cela va uniquement densifier et allonger sa durée, au détriment de la simplicité. Très souvent, les ateliers de co-création regroupe un public novice ou initié. Chaque public à ses spécificités et requière une méthode adaptée. Une consigne simple peut se révéler complexe soit à cause du contexte, des compétences des participants ou encore de l’ordre dans lequel cette étape intervient. Il faut donc concevoir un atelier et des outils qui guident et s’adapter à la créativité de chacun.  [Bientôt un article]

Anecdote n° 4 : Diviser votre consigne en plusieurs étapes pour simplifier son exécution. Voici un exemple de consigne : « Donner d’abord une idée absurde, puis essayer de la rendre réalisable avec les contraintes du projet ». Quand, j’ai utilisé cet exercice, j’ai du le segmenter en trois étapes pour que les participants puissent passer de l’un à l’autre. C’est-à-dire « étape 1 : donner une idée absurde », puis « étape 2 : donner une idée réaliste », et enfin « étape 3 : trouver un lien entre votre idée absurde et votre idée réaliste ». 

Conclusion

Comme le capitaine d’un navire, vous devez être en mesure de tenir fermement le gouvernail. Vos alliés indispensables sont : des objectifs définis, une méthodologie structurée, simple et diversifiée. Bien souvent, les participants sont perdus , il convient d’adopter une posture bienveillante et neutre pour les rassurer. Pour aller plus loin, vous pouvez lire l’article complémentaire : 4 conseils pour animer un atelier de co-création.


écrit par Erika Cupit – Designer de service public

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