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Les principaux rôles dans un atelier de co-création

Quels sont les 8 principaux profils dans un atelier de co-création ? - Design & Collectivité

Dans un atelier de co-création, chaque personne a rôle spécifique. Il existe 8 rôles complémentaires qui peuvent intervenir à plusieurs moments dans un processus de design [Bientôt un article]. Cet article présente les 8 principaux rôles dans un atelier de co-conception, ainsi que des conseils pour bien les « incarner ».

Quels sont les 8 principaux profils dans un atelier de co-création ? Comment être à l’aise dans son rôle ?


 

Rôle n°1 : Le commanditaire 

En amont, le commanditaire élabore sa commande (enjeu, besoin, problématique, écosystème) avec l’aide de l’animateur et/ou du facilitateur. Il s’agit alors d’une thématique de travail qui sera clarifiée, requestionnée et étayée avec l’ensemble des parties prenantes (usagers, partenaires, employés…). Ainsi, le commanditaire garantit une vision globale tout au long de la démarche. Il intervient principalement en dehors des temps d’atelier ou pendant les phases de restitution. Bien souvent, il est présent en amont dans une optique de dialogue avec l’animateur pour concevoir la mission et ajuster la méthode (enquête, atelier de co-création, prototypage, test…). Comment être un bon commanditaire pendant un atelier de co-création ?

Pendant l’atelier, le commanditaire peut intervenir au moment du lancement du projet, dans les temps forts et auprès des groupes pour rappeler le contexte et les contraintes du projet (ex : la faisabilité technique d’une idée). En règle générale, il est préférable que le commanditaire ne soit pas dans les équipes avec les participants, pour éviter que le groupe se censure ou aille dans son sens pour lui faire plaisir. Si le commanditaire est présent pendant l’atelier, il doit venir challenger les idées des participants grâce à sa vision globale du projet. Il doit aussi être dans une posture bienveillante et ouverte.

Conseil 1 : Le processus de design étant imprévisible, il peut générer du stress chez votre commanditaire. Pour le rassurer, il est important de l’inclure dans le processus de conception de la démarche. Cela permet d’éviter une frustration de sa part ou une envie pendant l’atelier de reprendre le contrôle.

Rôle n° 2 : Le contributeur

Le terme de contributeur désigne le participant d’un atelier de co-création qui  donne des idées, des références et de pose des questions… Lors d’une session de créativité, les participants apportent des solutions concrètes à un problème collectivement. Pour cela, un groupe hétérogène est constitué pour permettre une confrontation des points de vue. Les membres de ce groupe peuvent être des citoyens, des salariés, des agents d’une collectivité, des partenaires ou des experts… Que signifie être un bon contributeur pendant un atelier de co-conception ?

Les méthodologies de design favorisent l’émergence d’une intelligence collective, mais celle-ci ne peut s’établir sans une bonne dynamique de groupe. Pour ce faire, un bon contributeur doit être à l’écoute des autres participants, essayer de comprendre leurs idées sans imposer les siennes. Il doit essayer d’expliquer de façon claire ses idées et de les reformuler si besoin. Enfin, il ne faut pas oublier que chaque individu à son vécu et sa propre sensibilité. Il faut rester cordial même en cas de désaccord.

Conseil 2 : Si vous êtes une personne extravertie ou que vous prenez naturellement le « lead » dans une conversation, prêter attention aux autres. De même, si vous êtes une personne introvertie,n’ayez pas peur de partager vos idées. Le cadre est pensé de façon à ce que tout le monde puisse s’exprimer en toute bienveillance.

Rôle n° 3 : L’animateur

L’animateur a un rôle crucial dans un processus créatif et tout particulièrement dans un atelier de co-création. À partir de la commande, il conçoit la méthode de design à utiliser pour le projet et la décompose en plusieurs étapes (enquête, idéation, test..). Pour cela, il s’appuie sur un programme détaillé qui aide les participants à avoir des idées grâce à des méthodes de design. Comment être un bon animateur  pendant un atelier de co-création ?

Un bon animateur a une bonne maîtrise du temps et des capacités d’adaptation pour ajuster le programme si besoin en cours d’atelier. Il coordonne aussi les autres membres de son équipe (les facilitateurs, l’observateur…) et les intervenants (experts). Il doit être organisé, méthodique et être capable de gérer son stress ou des situations compliquées.

 

Rôle n° 4 : Le facilitateur

Les rôles de facilitateur et d’animateur peuvent être incarnés par la même personne. C’est notamment le cas dans des petits ateliers de co-création (moins de 30 personnes). Au-delà, il y a souvent une personne dédiée à l’organisation globale de l’événement (l’animateur) et une autre qui s’occupe des groupes (les facilitateurs). Le facilitateur est un rôle charnière dans une session de créativité : il est le médiateur entre les participants, leurs idées et leurs mises en formes. Son rôle principal est d’aider les participants à exprimer leurs idées, les reformuler, les questionner et les approfondir. Il est le garant d’une bonne dynamique dans le groupe et de la qualité des idées produites. Si le facilitateur est un designer, il est en mesure de mettre en forme les idées des participants « en direct » sous la forme de schémas, d’illustrations, de vidéos,
de maquettes ou d’autres formes de représentation. Qu’est-ce qu’un bon facilitateur ?

Un bon facilitateur doit être en mesure d’accorder de l’importance à l’ensemble des participants. C’est-à-dire les écouter, les encourager et les valoriser. D’une certaine façon, un facilitateur est aussi un professeur. Il doit faire en sorte que les participants repartent en ayant appris quelque chose (technique de créativité, travail en groupe…). Pour cela, il peut mettre en forme les idées des participants en les impliquant dans le processus.

Remarque : Il existe un type de facilitation spécifique au dessin. Il s’agit alors de la facilitation graphique qui s’appuie sur des techniques telles que le mindmap ou shechnoting [Bientôt un article]

Rôle n° 5 : L’observateur polyvalent

Le terme de l’observateur désigne une personne active qui n’est pas directement dans un groupe avec les participants, mais plus en retrait. Ce rôle peu présent ou souvent partiel dans un atelier de co-conception, participe activement à l’enrichissement du projet. en ayant un regard distant. Ce rôle polyvalent vient nourrir une autre vision du projet en documentant le processus de l’atelier et en apportant des informations complémentaires.  Cette appellation regroupe plusieurs profils : le photographe, le sociologue, le scribe, l’évaluateur… Quelles sont les différentes facettes du rôle d’observateur ?

Si vous êtes un photographe, il faut prendre une grande diversité de photos à la fois des outils, les participants, l’ambiance générale et les temps forts. Vous devez pouvoir raconter l’atelier en images. [Bientôt un article]

Si vous êtes un sociologue, vous êtes au contact des participants à la fois en les observant et interagissant dans les groupes pour apporter une approche sociologique au projet. [Podcast #1 : Des sociologues praticiens]

Si vous êtes un scribe, vous prenez des notes pendant l’atelier. Ce rôle permet d’alimenter la restitution en fin d’atelier au commanditaire et/ou de constituer le livrable qui résume les points-clés d’un atelier. Parfois, le livrable ou la restitution est co-construite avec les participants, mais cela n’est pas toujours le cas.

Si vous êtes l’évaluateur, votre objectif est de réaliser une évaluation de l’atelier ou de la démarche de design sur le projet. Vous notez les avis des participants et/ou réalisez des interviews qui portent à la fois sur l’usage des outils, l’organisation de l’événement et la réalisation de l’objectif initial.

Rôle n° 6 : L’expert

L’expert intervient dans l’atelier pour challenger les participants et apporte des connaissances techniques essentielles à la réalisation d’une solution opérationnelle. Parmi les métiers souvent présents dans les sessions de créativité, il y a les développeurs et les experts du sujet traité. Qu’est-ce qu’un bon expert dans un atelier de co-conception ?

Un bon expert est à l’écoute des participants et bienveillant. Il ne cherche pas à imposer son savoir aux autres. Il est une personne ressource qui doit se mettre à la disposition des participants pour les aider à avancer sur leur projet. Il les aide à développer une solution fiable, tangible et pérenne. Parfois, il participe au prototypage de la solution et au test du dispositif.

 

Rôle n° 7 : Le novice

Le rôle du novice est un rôle méconnu et peu fréquent dans un atelier avec des participants experts. Le novice est un participant qui apporte un regard extérieur sur un sujet en posant des questions, parfois très simples, mais qui permettent de reformuler le projet, de le simplifier et de le vulgariser pour le rendre accessible à tous. Comment être un bon novice pendant un atelier ?

Un bon novice est un participant qui n’a pas peur de n’avoir aucune connaissance sur le projet, de poser des questions et de donner des idées qui proviennent d’un champ extérieur au projet. Il assume pleinement sa posture en s’appuyant sur ses compétences et ses expériences.

 

Rôle n° 8 : L’usager

L’usager a un rôle clé dans une approche de design centré utilisateur. Il s’agit d’une approche qui place au centre de sa réflexion les besoins de l’utilisateur final. Ainsi, l’usager d’un dispositif peut intervenir dans toutes les étapes du processus de design : en amont au moment de l’enquête, pendant l’idéation (phase de créativité), lors du prototypage (maquette de l’idée) et le test. Pendant un atelier, l’usager peut être un participant (contributeur) ou un intervenant extérieur qui vient apporter son expertise d’usage sur un sujet comme le ferait l’expert. On considère que l’utilisateur d’un dispositif détient par son usage régulier des clés pour améliorer ce dernier. Dans certains cas, les usagers ont même développé des solutions ou des astuces pour contourner le problème que l’on cherche à résoudre. Il est nécessaire dans une démarche de design centré utilisateur d’inclure l’utilisateur final dans la conception du dispositif pour repartir ses besoins et concevoir de façon pertinente.

Conclusion

La grande diversité des profils dans un atelier de co-création permet une synergie et une effervescence des idées. Néanmoins, il ne faut pas oublier que l’atelier de co-création n’est pas une finalité en soi, mais uniquement une étape parmi d’autres dans le processus de design. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter l’article sur les différents formats participatifs dans un processus de design (l’atelier, focus groupe, interview…).


écrit par Erika Cupit– Designer de service public

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