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4 conseils pour animer un atelier de co-création

Comment animer votre premier atelier de co-création ? - Design & Collectivité

Dans l’article précédent, nous avons vu comment concevoir la méthodologie d’un atelier de co-création, nous allons maintenant nous intéresser à comment animer l’atelier de co-création.

Bien souvent le jour de l’atelier, le programme imaginé en amont ne se déroule pas comme prévu. En tant qu’animateur et/ou facilitateur, vous devez faire face à des ajustements de dernières minutes. Comme dans un mariage, vous avez beau tout prévoir au millimètre près, il y a toujours une part d’imprévus. Et heureusement, l’objectif d’une session de créativité n’est pas d’être prévisible. En effet, l’atelier repose sur l’intelligence collective et la contribution des participants qui ne peuvent être conçues en amont. 

Élaborer le programme d’un atelier, c’est comme concevoir le « scénario d’usage » d’une méthodologie et de ses outils. Plus votre « scénario d’usage » est proche de l’usage réel qu’en auront les participants, moins il y aura des différences le jour J. Pour bien animer un atelier, il est préférable de tester votre programme en amont pour limiter les surprises.

Scénario d’usage (définition) : illustration ou description qui représente l’ensemble des étapes d’utilisation d’un dispositif par un usager. Par exemple, pour faire du vélo, il faut enjamber le cadre, s’asseoir sur la selle, tenir le guidon et pédaler.

Comment animer votre premier atelier de co-création ? Comment progresser dans cette pratique et le faire plus sereinement ?


Plan de l’article

Conseil n° 1 : créer un cadre de bienveillance

Conseil n° 2 : animer et rythmer votre atelier

Conseil n° 3 : reformuler, s’adapter et rebondir

Conseil n° 4 : collecter, documenter et capitaliser

Conclusion


 

Conseil n° 1 : créer un cadre de bienveillance

Pour créer un cadre chaleureux et propice à la créativité, l’animateur peut avoir recours à ces trois facteurs : un lieu convivial, une animation ludique et votre sourire !

Vous pouvez faire en sorte d’organiser votre atelier de co-création dans un lieu inspirant, lumineux et coloré. Parfois, il est préférable de louer une salle à l’extérieure des locaux de l’entreprise ou de l’institution pour que les participants puissent vraiment se libérer. Si vous ne pouvez pas quitter ce cadre formel, vous pouvez utiliser les deux astuces qui suivent.

La grande majorité des ateliers de co-création commence par une animation ludique. Elle peut prendre la forme d’un jeu (exemple : pierre papier ciseaux) ou être une amorce du travail qui va suivre (exemple : slogan / anti-slogan). Souvent nommée « Brise-glace » ou « Icebreaker », elle a pour objectif de :

  • permettre aux participants de se connaître;
  • faire en sorte que tout le monde participe;
  • stimuler la créativité des participants qui vont s’autoriser à donner des idées farfelues et moins se censurer.

Maintenant que vos participants sont dans de bonnes dispositions, il ne vous reste qu’à entretenir ce cadre de bienveillance. C’est très facile, vous devez être de bonne humeur, avoir une attitude ouverte et un bon langage corporel. Si vous êtes  sérieux ou rigide, vos participants seront stressés, moins créatifs et distraits. Il s’agit d’un élément-clé du rôle de l’animateur et du facilitateur dans l’atelier de co-conception. De plus, il est recommandé d’expliquer au début de l’atelier les règles d’or qui l’organisent.

Remarque n°1 : A titre personnel, j’essaie toujours de prévoir un accueil-café avec des collations, vingt à trente minutes avant le début de l’atelier. On peut également disposer quelques bonbons et des fruits secs sur les tables.

Conseil n° 2 : animer et rythmer votre atelier

Après avoir énoncé les objectifs de l’atelier, les règles d’or et réalisé un Icebreaker, vous rentrez dans le vif du sujet. Ça fait maintenant 3 heures que votre atelier est lancé, vous avez accumulé un peu de retard, mais vous le rattrapez sur la pause déjeuner. Vous passez dans les différents groupes, mais vous constatez que vos participants tournent en rond et n’arrivent plus à trouver des idées. Certains commencent même à jouer avec leur téléphone et à se raconter leur week-end… Comment reprendre le contrôle de la situation ?

Dans ce cas, il est préférable de faire une pause de 10 ou 15 minutes pour prendre l’air, pour stimuler les idées et de se concentrer à nouveau. Les pauses sont essentielles, car elles rythment votre atelier. En complément, vous pouvez utiliser ses trois éléments pour mieux animer l’atelier : votre voix, le mouvement et la variété des supports de travail.

En général, une personne qui parle de façon monotone ou doucement est difficile à suivre, car elle demande un effort supplémentaire de concentration. Pour ne pas lasser son auditoire, l’animateur et le facilitateur peuvent moduler leur voix. Comme au théâtre, vous pouvez faire en sorte de transmettre une émotion dans votre voix ou tout simplement l’accentuer dans les séquences les plus importantes. Par exemple, parler avec de l’entrain après le déjeuner peut permettre à vos participants de se remettre plus facilement au travail. Si ça ne fonctionne pas vous pouvez avoir recours à un « Energizer » (un Icebreker dynamique pour réveiller) ou un bon étirement fera tout aussi bien l’affaire.

En ce qui concerne le mouvement, l’atelier de co-conception est un format dynamique, qui alterne des configurations en plénière (restitution et présentation), en sous-groupes (phase de créativité), en binôme (activité manuelle) et individuelle. Votre méthode doit prendre en compte ces éléments, sinon il s’agit davantage d’une réunion participative. [Bientôt un article]

Enfin, les supports de l’atelier de co-conception ne doivent pas reposer uniquement sur du texte. Il est important de faire appel à du visuel (exemple : dessin, schéma, carte mentale…). Par exemple, si vous constatez que vos participants ont des difficultés pour synthétiser leur pensée à l’écrit ou à remplir vos supports (ex : tableau). Vous pouvez opter pour une restitution orale (et l’enregistré) ou sous une forme visuelle comme une frise. Animer un atelier repose également sur la capacité du facilitateur à adapter les supports aux participants pour guider leur créativité.

Remarque n°2 : Si comme moi, vous parler naturellement doucement, il peut être nécessaire d’apprendre à porter sa voix. Si vous êtes d’un naturel timide, n’aillez crainte : exprimez-vous simplement et soyez confiant. Les participants sont majoritairement bienveillants. Le côté ludique de la méthode joue en votre faveur.

Conseil n° 3 : reformuler, s’adapter et rebondir

Pour compléter le point précédent, vous pouvez aussi utiliser les neurones miroirs. C’est-à-dire le mimétisme ! La plupart des participants d’un atelier de co-création n’y ont jamais participé auparavant. Ils vont naturellement reproduire ce qu’ils voient pour s’adapter à ce nouvel environnement. Donc, comportez vous de la manière dont vous voulez que vos participants se comportent. Il s’agit d’incarner pleinement le rôle de facilitateur : en souriant, en les écoutant attentivement, en reformulant leurs idées, en les encourageant et en s’adaptant. Cela vous semble difficile ?

Prenons quelques exemples pour illustrer comment l’animateur et le facilitateur peuvent s’adapter aux imprévus :

  • Cas n°1 : Vous avez moins de participants que prévu. Quelle situation délicate ! Votre atelier est prévu pour 20 personnes, mais il n’y en a que 10. Dans ce contexte, vous pouvez utiliser le programme que vous aviez prévu en préférant créer des binômes. L’avantage d’un petit groupe est qu’il est plus simple à animer et vous pourrez davantage approfondir chaque phase. L’inconvénient est qu’il faut effectuer plus de rotations entre les groupes et stimuler la divergence (diversité) des idées.
  • Cas n°2 : Vos participants ne comprennent pas la consigne. Tout d’abord, commencez par la reformuler en utilisant un exemple ou en leur montrant l’exercice. Si ça ne fonctionne pas, pensez à simplifier votre consigne ou à la décomposer en plusieurs étapes.
  • Cas n°3 : Un participant monopolise la parole ou n’ose pas s’exprimer. Vous pouvez y remédier en attribuant un rôle à chaque participant comme avec la méthode des six chapeaux d’Edward De Bono. Il peut être bénéfique de rappeler de temps en temps les règles d’or et les objectifs de session de créativité.
  • Cas n°4 : Deux participants ont deux idées distinctes et ne veulent pas les mettre de côté. Alors, ils demandent au facilitateur de choisir la meilleure des deux. Cela arrive fréquemment dans la phase de priorisation et tri des idées. Vous devez conserver une posture neutre sans prendre parti. Ne choisissez pas les idées à leur place, mais instaurer un dialogue entre les deux participants. Chacun pourra exprimer ses arguments. Essayez de trouver les points communs entre leurs idées pour les combiner. Si ce n’est pas possible, testez les deux idées avec une mise en situation par exemples le jeu de rôles, le scénario d’usage… Les contraintes inhérentes au projet sont également un bon moyen pour écarter les idées non viables en terme de coût, de ressources ou de faisabilité… 

Avec la pratique vous arriverez à mieux vous adapter, à improviser et à savoir « rebondir sur les idées ». Cette dernière notion consiste à savoir construire à partir des propos des autres. Il peut s’agir d’une question, d’une référence (élément inspirant) ou d’une idée… Bref, il faut entraîner son cerveau à être agile et spontané.

Remarque n°3 : Pour vous entraîner à reformuler, vous pouvez par exemple essayer de trouver 3 façons différentes d’exprimer une phrase simple avec des mots, avec un exemple, avec un schéma ou des gestes. Vous pouvez également jouer à des jeux de communication (Tim’s Up, Pictionary, Taboo…).

Conseil n° 4 : collecter, documenter et capitaliser

Tout au long de l’atelier de co-création, l’animateur et le facilitateur collectent les idées et documentent l’atelier [Bientôt un article]. Il va falloir répéter à vos participants de noter leurs idées sur les post-it pour éviter de les oublier. Un des enjeux d’une session de créativité n’est pas uniquement de donner des idées, mais également de les conserver. À quoi bon avoir la meilleure idée  du monde si après l’atelier, vous n’en avez pas la moindre trace ? Les supports de l’atelier comme les tableaux, les schémas, les maquettes participent à la collecte des idées. Mais sans une écoute active de votre part, vous ne serez pas en mesure de les restituer ou que de façon approximative. 

Sauf qu’à la fin d’un atelier de co-conception, l’animateur et le facilitateur réalisent une synthèse, que l’on appelle le livrable, à destination du commanditaire et des participants. Ce document prend la forme d’une présentation des éléments-clés de la journée. Le livrable garde une trace de ce qui a été produit pendant l’atelier. Il permet de réaliser une première analyse de ce dernier et une réappropriation des productions par le commanditaire et les participants.

Entre deux ateliers, l’on parle de livrable intermédiaire qui peut inclure les problématiques, les axes de questionnement, les idées, les photos des maquettes, les étapes suivantes de la démarche… À la fin de la démarche de design, il s’agit du livrable final du projet qui peut contenir un cahier d’idées, des préconisations, une ébauche de cahier des charges, l’analyse des tests utilisateurs, l’évaluation de la démarche…

J’espère que vous comprenez mieux la nécessité de prendre des notes, des photos, d’enregistrer / de filmer les présentations orales et de concevoir des supports d’atelier qui permettent de capitaliser l’information.

Remarque n°4 : une façon simple d’apprendre et de gagner en expérience est d’observer et de participer à des ateliers de co-création. Il existe une multitude de formats et de méthode différentes comme le Hackathon, le Sprint Design, le Museomix… N’hésitez pas à participer à des événements, des conférences et à rencontrer d’autres personnes du milieu.

Conclusion

La première fois que l’on anime un atelier de co-création on peut souffrir du syndrome de l’imposteur : soit parce que l’on doute de ses capacités ou tout simplement parce que l’on est en dehors de sa zone de confort. Pas d’inquiétude, c’est normal et ça passe avec la pratique. Respirez, personne n’est là pour vous juger…

En tant qu’animateur, c’est vous qui guidez l’atelier et qui connaissez l’ensemble des étapes. Il est donc peu probable que des participants viennent remettre en cause votre méthodologie. Bien souvent, les participants sont perdus et n’arrivent pas à comprendre comment fonctionne le design. Animer c’est aussi savoir : les rassurer et les guider.

Comme tout processus créatif, l’atelier de co-création est aléatoire. Néanmoins, il est structuré et cadré par une méthodologie de design qui permet d’aller d’un point A à un point B. Comme un capitaine d’un bateau, quand il quitte le port (point A). Il sait qu’il va arriver à un autre port (point B). Entre les deux le capitaine, navigue sans forcément savoir comment sera la mer, mais il est équipé d’outils qui vont lui permettre de surmonter certains obstacles. Il est donc important d’être au clair sur les enjeux de départ (exemple : fédérer les acteurs d’un domaine…) et l’objectif visé (exemple : trouver des idées à un problème). Enfin, il faut adapter sa méthode et animer l’atelier en fonction de ces paramètres.

J’espère que cet article a pu vous aider. N’hésitez pas à partager vos conseils et astuces dans les commentaires. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter les articles complémentaires :  » 5 conseils pour concevoir un atelier de co-création » et les « les principaux rôles dans un atelier de co-création » . 


écrit par Erika Cupit – Designer de service public

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