5 conseils pour les débutants en facilitation graphique

Introduction : Comment débuter dans la facilitation graphique ?

“Nous sommes tous en quête de nouvelles façons d’animer nos réunions de travail, de pimenter nos ateliers collaboratifs ou encore de renouveler nos événements et nos séminaires d’équipe.” 

Progressivement avec le développement du co-design et des approches participatives, l’art de la pensée visuelle gagne du terrain. La facilitation graphique ou les méthodes de collaboration visuelle sont de plus en plus populaires dans les organisations qui souhaitent exploiter le potentiel créatif de leur équipe. La facilitation visuelle est un processus de groupe qui utilise les images comme moyen de communication. Elle associe des techniques de création d’images et le travail de groupe pour stimuler la créativité, générer des idées et explorer des sujets complexes. Cette pratique consiste à créer des visuels pour soutenir la communication et la collaboration au sein d’une équipe ou d’un groupe. La facilitation graphique permet à des personnes de différents services ou domaines de collaborer facilement sur des problèmes difficiles, car elle supprime bon nombre des barrières traditionnelles entre les orateurs et les auditeurs en plaçant les idées au centre de la scène. Cet article vous donnera 5 conseils sur la façon dont vous pouvez commencer à utiliser la facilitation graphique dans votre organisation et vie professionnelle.

Plan de l’article

Introduction : Comment débuter dans la facilitation graphique ?

Conseil n°1 : Fixez-vous un objectif clair

Conseil n°2 : Connaissez votre public pour être plus inclusif sur le plan visuel

Conseil n°3 : Planifier et préparer les choses à l’avance

Conseil n°4 : Ne cherchez pas à tout noter pour mieux prendre du recul

Conseil n°5 : S’entraîner, expérimenter et se challenger

Conclusion

Sélection de livres sur la facilitation graphique

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Conseil n°1 : Fixez-vous un objectif clair

Comme pour toute forme de travail collaboratif, il est important de fixer un objectif clair. Lorsque vous planifiez une facilitation graphique, demandez-vous pourquoi vous le faites :

• Que voulez-vous atteindre avec votre collaboration visuelle ? Quel est l’objectif recherché en facilitant graphiquement une réunion / un atelier / un séminaire ? Avec quoi voulez-vous repartir à la fin de votre session de facilitation graphique ?
• Pourquoi voulez-vous utiliser la collaboration visuelle plutôt qu’une approche plus classique ? 
• Quel problème essayez-vous de résoudre ?

Pour aller plus loin, vous pouvez vous poser les questions suivantes qui vous aideront à préciser votre but à atteindre :

• À qui va être destiné le visuel ? (ex : pour clarifier ma pensée, pour schématiser les discussions des participants de l’atelier, pour ajuster le brief du projet avec mon commentaire…) 
• À quel moment la facilitation graphique va intervenir ? (ex : avant une réunion, pendant un temps de travail ou après les échanges pour réaliser un compte-rendu illustré)
• Quelles sont les ressources dont je dispose ? (ex : feuille A3 sur une table de réunion, un mur inscriptible dans la salle de l’atelier, une affiche grand format dans l’amphithéâtre…)
• Combien de temps j’ai à ma disposition ? (ex : tout juste 30 min pour réaliser la facilitation en direct, toute une après-midi de conférence…)
• Est-ce que je connais le sujet que je vais faciliter graphiquement ? Y a-t-il des sujets que vous souhaitez aborder ? (ex : la réunion à un ordre du jour détaillé, il existe un déroulé de la table ronde…)

Il y a une grande différence entre une facilitation graphique pour vous, pour votre équipe, dans le cadre d’un projet ou pendant un évènement. Lorsque vous réalisez un visuel pour vous-même. Vous pouvez attacher moins d’importance à la sémantique des pictogrammes et aux mots utilisés. En effet, vous serez le seul à consulter ce support. 

Si ce n’est pas le cas, vous allez devoir réaliser une composition qui peut aisément être comprise par tous. Il existe une nuance entre une facilitation graphique en équipe et celle pendant un événement. Avec vos collègues vous pouvez aller à l’essentiel. Votre support n’a pas nécessairement vocation à être compris par d’autres personnes en dehors de votre équipe. Dans le cas d’un événement, votre synthèse visuelle sera plus grande et devra être compréhensible de l’ensemble des participants. Par conséquent, vous allez devoir vous appliquer davantage et utiliser des pictogrammes s’appuyant sur des codes “universels” (ex : une personne qui sourit) ou largement diffuser dans notre société (ex : symbole homme et femme, panneau danger…). 

La facilitation graphique dans le cadre d’un projet est plus complexe, car elle reprend plusieurs éléments évoqués précédemment. C’est-à-dire que vous pouvez à la fois intervenir pendant un temps de travail pour synthétiser visuellement ce qui se dit ou encore schématiser les interactions entre les différents acteurs du projet (ex : cartographie sensible). Dans ce cas, on se rapproche beaucoup de la posture du designer qui utilise le dessin comme outil de médiation entre les parties prenantes du projet.

Lorsque vous savez pourquoi vous prévoyez une facilitation graphique, il sera beaucoup plus facile de mettre en place la session et de créer des visuels pertinents. La collaboration visuelle n’est pas la solution idéale pour tous les problèmes. N’oubliez pas que votre public n’est peut-être pas prêt pour la collaboration visuelle. Si tel est le cas, vous pouvez toujours commencer par une séance de brainstorming à l’aide de post-it.

Conseil n°2 : Connaissez votre public pour être plus inclusif sur le plan visuel

La facilitation graphique est comme toute autre forme de communication : elle ne fonctionne que si le public comprend ce que vous essayez de dire. Vous devez penser aux personnes qui participent à la session de collaboration visuelle. Pour maximiser les bénéfices de cette approche, vous pouvez également tenir compte de la personnalité de vos interlocuteurs. Les questions suivantes vous aideront à mieux cerner votre public :

• Quels sont leurs intérêts et leurs attentes ? 
• Que savent-ils déjà du sujet que vous abordez ou sur lequel vous travaillez ? 
• Quels sont leurs besoins et leurs styles de communication ? (ex : le conformiste plutôt en retrait, le dominant recherche l’efficacité, le stable favorise le dialogue, l’influent en quête de défi…)
• Comment pouvez-vous les atteindre au mieux ? Sont-ils introvertis ou extravertis ? Sont-ils plus analytiques ou synthétiques ? 
• Quel est le niveau d’expertise et de pratique de votre public en matière de collaboration visuelle ? Devrez-vous expliquer ce qu’est une collaboration visuelle ? 
• De combien de temps disposent-ils pour participer ?

En connaissant bien votre public, vous pouvez créer des visuels qui lui plaisent. Vous pouvez rendre votre facilitation graphique plus efficace en adaptant vos visuels aux besoins et aux intérêts de votre public. Ce point est primordial dans le cas d’un travail avec votre équipe ou l’élaboration d’un projet.

Il est également important de garder à l’esprit des règles d’inclusivité. Pour ce faire, soyez vigilant aux éléments visuels que vous créez et à la manière dont vous les utilisez. Par exemple, si vous avez choisi de détailler vos personnages, pensez à varier leurs formes, leurs genres et leurs ethnies. De même, évitez d’utiliser des représentations qui pourraient être offensantes ou discriminatoires. Inconsciemment, nous sommes tellement entourés de clichés répandus au sein de la société que nous pouvons les dessiner sans vous en rendre compte. La collaboration visuelle peut être une méthode de communication très inclusive, mais seulement si vous travaillez activement à la rendre inclusive. 

Conseil n°3 : Planifier et préparer les choses à l’avance

Le processus de planification d’une session de collaboration visuelle peut être tout aussi important que la session elle-même. D’un point de vue général, il faut compter le double, voire le triple de temps pour préparer un temps de travail ou un atelier (ex : si vous prévoyez 2h d’atelier compter au moins 4h à 6h de travail en amont). Retenez ceci :

“Un atelier bien préparé est un atelier réussi”.

Lorsque vous planifiez votre collaboration visuelle, vous pouvez utiliser les conseils suivants pour que votre session se déroule aussi bien que possible. 

• Planifiez votre temps : Assurez-vous de disposer de suffisamment de temps pour votre collaboration visuelle. À titre indicatif, vous pouvez prévoir au moins une heure pour un groupe de cinq personnes. 
• Prévoir des pauses, afin que chacun puisse assimiler ce qu’il a vu et entendu. C’est aussi utile pour vous ressourcer et maintenir la concentration de vos participants.
• Préparez votre espace : Assurez-vous que vous disposez d’un espace adapté à votre collaboration visuelle. Tout d’abord, l’espace doit être suffisamment grand pour le nombre de personnes participant à la session. Il doit également être suffisamment clair pour que chacun puisse voir les visuels. Ensuite, il doute être adapté au support que vous allez utiliser (ex : tableau blanc, poster sur un mur, feuille sur une table…)
• Anticiper la création de vos supports visuels : Avant votre session de collaboration visuelle, vous devez créer la structure de vos visuels. C’est très utile si vous connaissez déjà le sujet de votre facilitation graphique et les grandes parties. Pour ce faire, vous pouvez faire un brainstorming et dessiner vos idées de structuration sur papier. Ce brouillon tel un storyboard ou un chemin de fer, représente la structuration de votre mise en page. 
• Choisissez entre la facilitation graphique en ligne ou en présentiel ? S’il s’agit d’une facilitation graphique en ligne, vous pouvez également utiliser des outils de collaboration visuelle numérique (ex : Miro, Klaxoon…) qui vous permettent de créer des visuels tout en collaborant avec d’autres personnes en ligne. S’il s’agit d’une facilitation graphique en présentiel, prévoyez l’espace et le matériel nécessaire comme évoqué précédemment.
• Structurer la collaboration entre les participants : Dans le cas d’une facilitation avec les participants d’un atelier ou pendant une réunion d’équipes, il est important de planifier activement les interactions entre le support et les participants. Par exemple, est-ce que vous êtes la seule personne à dessiner ? Comment les autres participants apportent leurs contributions (ex : discussion, brainstorming, dessins à plusieurs mains, ajout d’image…) ?
• Documenter et valoriser votre session de travail : Identifier comment vous allez garder une trace (ou non) de vos visuels et comment vous allez éventuellement les diffuser.

Conseil n°4 : Ne cherchez pas à tout noter pour mieux prendre du recul

“Notez moins, mais apprenez en plus”. 

Cette phrase illustre bien le principe de la facilitation graphique qui ne consiste pas à prendre en note le maximum de choses, mais à faire preuve d’écoute active, de capacités de synthèse et de reformulation pour écrire l’essentiel. Pour cela, il est essentiel de ne pas tout écrire ou illustrer tout de suite. Vous devez prendre le temps d’écouter plusieurs phrases pour identifier les sujets récurrents.

Vous avez loupé une information importante ? Pas de panique, les éléments essentiels sont toujours répétés au moins deux fois. Ce conseil est valable à la fois lorsque vous facilitez un atelier avec des participants, une session de travail avec vos collègues ou pendant une réflexion avec vous-même. Il faut donc savoir être sélectif pour ne pas se surmener et surcharger son visuel. De plus, vous pouvez choisir délibérément d’illustrer et de prendre en note uniquement un certain type d’information (ex : les citations des intervenants, les émotions des participants, les idées des usagers…). Comme dans un projet en design, il faut savoir choisir un parti pris et s’y tenir. Cela rendra votre composition plus pertinente et impactante.

Enfin, n’oubliez pas le processus de finition. Lorsque vous avez terminé de créer vos visuels, ne vous contentez pas de les laisser “bruts”. C’est le moment d’ajouter des ombres aux pictogrammes pour leur donner du relief, de peaufiner les titres et de sublimer vos pictogrammes. Grâce à votre minutie, vous obtiendrez un travail de qualité et soigné. C’est ce qui distingue un travail d’amateur et un travail de professionnel.

Si vous utilisez la facilitation graphique pour concevoir des supports de communication. Pensez à effectuer une sélection de vos visuels pour conserver les plus impactants et les plus pertinents auprès du public que vous souhaitez toucher. Vous pouvez vous poser des questions suivantes :

• Est-ce que mes visuels sont pertinents par rapport au sujet ?
• Est-ce que mes visuels aideront mon public à mieux comprendre le sujet ou à être mieux informé ?

Au final, vous devriez avoir une poignée de visuels sélectionnés qui représentent le mieux votre stratégie de communication. Pour vous, assurez leur pertinence pour votre public, vous pouvez les co-créer ensemble pendant un temps de travail ou réaliser des tests avant la diffusion de votre support de communication.

Conseil n°5 : S’entraîner, expérimenter et se challenger

Comme tout débutant dans une discipline, il est important de s’entraîner et ne pas avoir peur de se tromper. La facilitation graphique ne nécessite pas de savoir bien dessiner, juste de savoir représenter des formes simples et de les agencer ensemble sur votre support papier ou numérique. Il est important d’avoir cet élément en mémoire :

 » le but de la facilitation graphique, c’est d’être compris et pas de créer un chef-d’œuvre. » 

Avec un peu d’entraînement, vous progresserez très vite. Dans un premier temps, vous pouvez vous entraîner avec vos propres réflexions sur un sujet (ex : programme des vacances de fin d’année, mes envies du moment…). Choisissez un sujet “léger”, sans prise de tête que vous maitrisez bien pour commencer à pratiquer. Puis, petit à petit vous pouvez passer sur la facilitation graphique d’un projet ou d’un sujet plus complexe. Une fois à l’aise, vous pourrez vous lancer dans le grand bain en commençant à faire de la facilitation graphique en direct pendant une réunion ou un atelier. Quelque chose qui fonctionne très bien, c’est d’écouter des vidéos (ex : conférences, ma thèse en 90 secondes, TedX…). Privilégier au départ un format court d’une dizaine de minutes, puis de trente minutes et enfin d’une heure si le défi vous tente. Ainsi, vous gagnerez en spontanéité dans la retranscription des propos d’autrui.

Une autre astuce que j’expérimente en ce moment est de tenir un journal ou répertoire de pictogrammes. Ce petit dictionnaire illustré sera un allié pour vous y référer si vous êtes en panne d’inspiration. C’est aussi un bon moyen de se rendre compte des récurrences dans ses dessins, dans les couleurs utilisées ou dans les mises en page. Cet outil vous permettra de renforcer vos points forts et de vous améliorer en apportant plus de variétés (ex  dessiner les expressions du visage). Un carnet au format A5 suffira amplement. Vous pouvez aussi le faire numériquement si vous souhaitez développer votre facilitation graphique numérique.

N’hésitez pas à vous challenger, en vous lançant des défis (ex : prendre des notes visuelles pendant la réunion). Créez autour de vous un climat bienveillant propice à l’expérimentation pour cela vous pouvez faire appel à des personnes de confiance, connaissez en amont le sujet que vous devrez représenter, réaliser des brouillons de mise en page, garder un œil sur le temps… Enfin, vous aussi vous avez été novice à un moment donc ne prenez pas pour acquis que les autres comprennent ce que vous faites. En amont d’une session de facilitation graphique avec d’autres personnes, prenez le temps de leur expliquer de quoi il s’agit et en quoi cette approche est pertinente.

Conclusion

Dans cet article vous avez pu découvrir, 5 conseils pour les débutants en facilitation graphique. En vous fixant des objectifs clairs, vous serez en mesure de créer des supports visuels pour vous, pour et avec d’autres personnes. Cela simplifiera votre processus de pensée et/ou de collaboration avec vos participants. De plus, une bonne préparation et planification de votre temps de travail est la clé de la réussite. Faites-vous confiance et allez à l’essentiel. Une pratique régulière des méthodes de collaboration visuelle par le dessin, vous apportera de la sérénité et de l’efficacité dans votre travail. 

Pour tirer le meilleur parti de la facilitation graphique dans le milieu professionnel, vous devez savoir la maîtriser. Pour aller plus loin vous pouvez consulter l’article suivant :  “Les différentes utilisations de la facilitation graphique dans le milieu professionnel ». Vous découvrirez des situations concrètes dans lesquelles cette approche est utilisée et comment vous pouvez l’utiliser dès à présent.

N’hésitez pas à partager vos conseils, vos suggestions et vos questionnements dans les commentaires pour qu’ensemble nous puissions nous entraider pour évoluer pas à pas.

Sélection de livres sur la facilitation graphique

Si vous êtes en panne d’inspiration, vous pouvez utiliser un moteur de recherche d’image, Pinterest ou d’autres plateformes de veille créative. Si vous souhaitez aller plus loin, il existe une multitude de livres sur la facilitation graphique (affiliation) :

• Devenir un expert du rakugaki : Développer son imagination par le dessin
• The Sketchnote Handbook : the illustrated guide to visual note taking
• Penser, dessiner, révéler ! : Toutes les méthodes pour accompagner les idées, les équipes et la vie par le dessin
• Le guide avancé du sketchnote: Techniques et pratique de la prise de notes visuelles
• UZMO – Penser avec son stylo: Présenter ses idées, convaincre et faciliter avec la pensée visuelle !
• 1001 dessins faciles à la japonaise
• [Anglais / Allemand] Bikablo 2.0 – New Visuals for Meeting, Training & Learning
• Travailler avec le sketchnoting: Comment gagner en efficacité et en sérénité grâce à la pensée visuelle